Las verificaciones de antecedentes y otras evaluaciones ayudan a un empleador a sentirse seguro con las personas que trae a su sitio. También pueden retrasar una fecha de inicio, excluir sin motivo a buenos candidatos o crear riesgos legales cuando se manejan sin cuidado. El objetivo es una política de evaluación que se ajuste al trabajo, cumpla la ley y se aplique igual cada vez.
Esta guía es para gerentes de almacén, gerentes de oficina y de consultorio, responsables de recursos humanos y dueños de negocios en Jacksonville que usan personal por contrato. Explica cómo decidir lo que cada puesto realmente necesita y cómo funciona el consentimiento por escrito. También trata la aplicación uniforme, la revisión individual, los plazos, las pruebas de drogas y la confidencialidad. Es información general, no asesoría legal, así que confirme su política con su propio asesor legal.
Empiece por lo que cada puesto realmente necesita
Cada requisito de evaluación debe tener relación con el trabajo. Pregúntese qué manejará la persona, dónde trabajará y con quién estará. Un surtidor en un almacén del Westside tiene funciones distintas a las de un empleado de facturación que ve cuentas de pacientes en el Southside.
Escriba el requisito por puesto, no por persona. Manténgalo ligado a funciones reales, como el acceso a efectivo, inventario, expedientes o áreas restringidas. Evite agregar verificaciones solo porque existen. Cada verificación adicional suma tiempo y costo, y cada una debe tener una razón clara.
Algunos entornos tienen reglas externas. Ciertos empleadores del sector salud tienen requisitos de evaluación según la ley estatal. Algunas áreas restringidas de instalaciones portuarias exigen una credencial federal para el acceso sin escolta. Un contrato con un cliente también puede fijar condiciones de evaluación para quienes trabajan en su sitio. Confirme estos puntos con la instalación, el cliente y su asesor legal antes de incluirlos en un pedido.
- ¿Qué manejará la persona: efectivo, mercancía, equipo, datos personales o información de salud?
- ¿Dónde trabajará: en el piso de un almacén, en recepción, en un área restringida o en el sitio de un cliente?
- ¿Trabajará sola, con personas vulnerables o con acceso a llaves y códigos?
- ¿Alguna ley, licencia, contrato con un cliente o regla de la instalación exige una verificación específica para este puesto?
- ¿Qué resultado, si lo hay, afectaría de verdad la capacidad de alguien para hacer este trabajo con seguridad?
El marco legal, en términos generales
Cuando una verificación de antecedentes la prepara una agencia de informes de consumidores, se aplica la ley federal Fair Credit Reporting Act. Esta ley fija reglas sobre la divulgación, la autorización por escrito y los avisos que el empleador debe dar antes y después de tomar una acción adversa basada en un informe. La Comisión Federal de Comercio y la Oficina de Protección Financiera del Consumidor publican material sencillo sobre estas reglas.
La Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC) ha publicado orientación sobre el uso de antecedentes de arrestos y condenas en las decisiones de empleo. Explica cómo las exclusiones generales pueden descartar a personas de forma injusta y por qué importa un enfoque específico y relacionado con el puesto. Las leyes federales contra la discriminación se aplican a cada paso de la evaluación, no solo a la decisión final.
La ley de Florida y las reglas locales también pueden aplicarse, según el puesto, la industria y el lugar del trabajo. Las reglas cambian con el tiempo, y algunas se aplican solo a ciertos empleadores o puestos. Revise su política de evaluación con su propio asesor legal, y vuelva a revisarla cuando cambien sus puestos o sedes.
Divulgación y consentimiento por escrito
Antes de pedir un informe de consumidor con fines de empleo, el candidato debe recibir una divulgación clara por escrito y dar su autorización por escrito. La divulgación debe ir por separado. No la esconda en una solicitud ni la mezcle con otras condiciones, como una renuncia de responsabilidad.
En un acuerdo con una agencia de personal, defina desde el principio quién pide el informe y quién envía cada aviso. En el caso de los trabajadores por contrato, All Purpose Staffing es el empleador oficial. Trabajamos con usted para aplicar la evaluación que exige su política. Definan juntos estos pasos antes de que empiece la evaluación.
Explique a los candidatos qué esperar con palabras sencillas. Indique qué verificaciones exige el puesto y por qué se necesita la información. Los candidatos que entienden el proceso suelen completar los formularios más rápido y sin errores.
- Entregue una divulgación clara en un documento aparte.
- Obtenga la autorización por escrito antes de pedir cualquier informe.
- Explique con palabras sencillas qué verificaciones exige el puesto.
- Guarde una copia de la autorización firmada con sus registros de evaluación.
- Pida a su asesor legal que revise los formularios antes de usarlos.
Aplique el mismo criterio a todos en el puesto
La uniformidad protege a los candidatos y protege a su negocio. Si un puesto exige una verificación, hágala a todos los finalistas de ese puesto. No agregue una verificación para una persona por una corazonada, un acento, un nombre o un vecindario.
Use los mismos criterios para revisar los resultados. Decida de antemano, con la opinión de su asesor legal, qué hallazgos importan para el puesto y cuánto tiempo atrás revisará. Luego aplique ese criterio igual a cada candidato.
Capacite a quienes leen los resultados. Los supervisores que revisan informes deben conocer la política, los requisitos del puesto y los pasos a seguir cuando surge una duda. Una guía breve por escrito ayuda a mantener decisiones parejas en todos los turnos y sedes.
Lleve un registro sencillo de cada decisión y su motivo. Si surge una pregunta más adelante, podrá mostrar que usó el mismo criterio para todos en el puesto.
Evaluación individual y los pasos de acción adversa
Un antecedente en un informe no cuenta toda la historia. La orientación de la EEOC sugiere considerar la naturaleza y la gravedad del delito, el tiempo transcurrido y la naturaleza del puesto. También describe una evaluación individual, en la que la persona puede dar contexto antes de una decisión final.
Un arresto por sí solo no prueba que alguien haya hecho algo. Los informes también pueden tener errores, como un antecedente que pertenece a otra persona con un nombre parecido. Dar a la persona la oportunidad de responder la protege a ella y le ayuda a usted a evitar una decisión basada en información equivocada.
Si un informe puede llevarle a rechazar a un candidato o a terminar una asignación, la Fair Credit Reporting Act exige avisos en un orden determinado. Defina con su agencia y su asesor legal quién envía cada uno y qué incluye.
- Envíe un aviso previo a la acción adversa con una copia del informe y el resumen de derechos requerido.
- Dé a la persona una oportunidad razonable de responder, explicar o disputar la información.
- Revise lo que comparta, junto con las funciones reales del puesto y los factores de la orientación de la EEOC.
- Si toma una decisión adversa final, envíe el aviso de acción adversa que exige la ley.
- Documente cada paso y guarde el registro con sus archivos confidenciales de evaluación.
Pruebas de drogas solo donde su política lo indique
Las pruebas de drogas deben seguir una política escrita, no una decisión caso por caso. Algunos empleadores hacen pruebas para todos los puestos. Otros las hacen solo para trabajos críticos para la seguridad, como operar un montacargas u otro equipo motorizado. Algunos no hacen pruebas.
Elija lo que elija, póngalo por escrito y aplíquelo igual a todos en los puestos cubiertos. Explique cuándo se hace la prueba, por ejemplo antes de que empiece una asignación o después de un accidente laboral, si su política lo incluye. Las reglas federales, estatales y locales pueden afectar las pruebas de drogas, así que revise su política con su asesor legal.
Indique a su agencia lo que exige su política al hacer el pedido. All Purpose Staffing trabaja con usted para aplicar la evaluación que indica su política. La evaluación de cada puesto debe coincidir con lo que exige su política escrita.
Plazos que no detengan la fecha de inicio
La evaluación lleva tiempo, y ese tiempo varía. Los retrasos suelen venir de formularios faltantes, requisitos poco claros o antecedentes que necesitan una revisión más detallada. Planear con anticipación evita que un buen candidato acepte otra oferta mientras espera.
Comparta sus requisitos de evaluación con su reclutador al mismo tiempo que los detalles del puesto. Así los candidatos pueden completar los formularios de consentimiento pronto, y el proceso puede empezar en cuanto sean seleccionados. Los requisitos que surgen después de una oferta son una causa común de que se atrase una fecha de inicio.
Decida de antemano si un puesto puede empezar antes de tener todos los resultados. Algunos empleadores lo permiten para ciertas verificaciones y otros no. Háblelo con su asesor legal y ponga la respuesta por escrito para que todos los gerentes de contratación la sigan.
Mantenga informados a los candidatos. Un aviso breve de que la verificación sigue en proceso les ayuda a mantener el interés. El silencio puede sentirse como un no, aunque el resultado simplemente esté pendiente.
Mantenga los resultados en confidencialidad
Los resultados de las evaluaciones son información delicada. Limite el acceso a las personas que los necesitan para tomar o aplicar una decisión. Un supervisor de línea por lo general necesita saber si la persona está aprobada para empezar, no los detalles del informe.
Guarde los informes y los resultados de pruebas de drogas aparte de los expedientes generales de personal. Use archivos con llave o carpetas restringidas, y no envíe resultados por correo abierto ni los deje en una impresora compartida. Siga su política de registros sobre cuánto tiempo conservarlos, y destrúyalos de forma segura cuando termine ese plazo.
Trate con respeto lo que sepa. No hable de los resultados de una persona con sus compañeros ni en el sitio. Un trabajador que confía en que su información está segura tiene más probabilidades de quedarse y de hablar cuando algo sale mal.
- Comparta con los supervisores del sitio solo si la persona está aprobada o no.
- Guarde los informes y resultados en un lugar restringido y separado.
- Evite el correo abierto, las carpetas compartidas y las impresoras compartidas para los resultados.
- Siga un calendario de conservación por escrito y una destrucción segura.
Cómo trabajar con All Purpose Staffing
All Purpose Staffing coloca trabajadores por contrato, contrato a permanente y contratación directa en todo el noreste de Florida. Eso incluye almacenes y centros de distribución, y oficinas administrativas y consultorios médicos. Para los trabajadores por contrato somos el empleador oficial y nos encargamos de la nómina, los impuestos, la compensación laboral y el I-9.
Trabajamos con usted para aplicar la evaluación que exige su política, puesto por puesto, y para que el proceso sea claro para los candidatos. Ponemos primero la satisfacción del trabajador, porque las personas que reciben un trato justo desde el primer paso tienden a quedarse. Para empezar, envíenos el puesto, el horario, la fecha de inicio y sus requisitos de evaluación.
Preguntas frecuentes
¿Necesito consentimiento por escrito para verificar los antecedentes de un trabajador por contrato?
Sí, cuando la verificación es un informe de consumidor preparado por una agencia de informes de consumidores. La Fair Credit Reporting Act exige una divulgación clara por escrito y una autorización por escrito antes de pedir el informe. Confirme sus formularios con su asesor legal.
¿Puedo rechazar a alguien por tener antecedentes penales?
Depende del antecedente, del puesto y de las leyes que se apliquen. La orientación de la EEOC recomienda una revisión relacionada con el puesto que considere el delito, el tiempo transcurrido y la naturaleza del trabajo. Hable con su asesor legal antes de fijar o aplicar una política.
¿Qué es un aviso previo a la acción adversa?
Es un aviso que se da antes de una decisión final basada en un informe de consumidor. Incluye una copia del informe y un resumen de los derechos de la persona, para que pueda responder o disputar errores. Si la decisión se vuelve final, se envía después un aviso de acción adversa por separado.
¿Todos los trabajadores por contrato deben hacerse una prueba de drogas?
Solo si su política escrita lo indica. Algunos empleadores hacen pruebas para todos los puestos, otros solo para puestos críticos para la seguridad y otros no hacen pruebas. Sea cual sea su política, aplíquela igual a todos los que cubre.
¿Cómo evito que la verificación de antecedentes retrase la fecha de inicio?
Comparta sus requisitos de evaluación con su agencia al hacer el pedido. Así los candidatos pueden completar pronto los formularios de consentimiento. Decida con anticipación, con su asesor legal, si algún puesto puede empezar mientras un resultado está pendiente.
¿Quién debe ver los resultados de antecedentes de un trabajador por contrato?
Solo las personas que necesitan los resultados para tomar o aplicar una decisión. Los supervisores del sitio por lo general solo necesitan saber si la persona está aprobada o no. Guarde los informes aparte de los expedientes generales y destrúyalos de forma segura.
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