Preparación para huracanes: plan de personal en Jacksonville

Jacksonville está en la costa del Atlántico y a orillas del río St. Johns. Las tormentas tropicales llegan a la zona con suficiente frecuencia como para que todo empleador necesite un plan. Algunas tormentas traen un día de lluvia fuerte. Otras cierran puentes, inundan calles bajas y dejan sin electricidad partes del condado de Duval durante días. La forma en que usted maneja a su gente antes, durante y después de una tormenta define qué tan bien se recupera su operación.

Esta guía es para empleadores que dependen de equipos por hora, incluidos los trabajadores por contrato que coloca una agencia de personal. Cubre las zonas de evacuación, las cadenas de comunicación y las decisiones de cierre y reapertura. También explica cómo avisar a los trabajadores por contrato cuándo presentarse, la seguridad durante la limpieza y el personal para la recuperación. Es una guía de planificación, no un consejo de emergencia. Siga siempre las instrucciones oficiales de la Ciudad de Jacksonville y de las autoridades de emergencia de su condado.

Por qué las tormentas son un asunto de personas, no solo de edificios

Muchos planes para tormentas empiezan por el edificio: contraventanas, generadores, sacos de arena y respaldos de datos. Todo eso importa. Pero las preguntas más difíciles suelen ser sobre las personas. ¿Quién necesita salir temprano para evacuar? ¿Quién puede llegar al sitio con seguridad al día siguiente? ¿A quién llamará primero cuando llegue el momento de reabrir?

La geografía de Jacksonville hace que esas preguntas sean más difíciles. Los trabajadores cruzan el río St. Johns por los puentes Mathews, Hart, Fuller Warren, Dames Point y Buckman. Quienes trabajan en las playas cruzan el canal Intracostero. Los puentes pueden cerrar cuando el viento es demasiado fuerte, y las calles inundadas pueden aislar un vecindario aun después de que el cielo se despeje. Un equipo que vive en Arlington y trabaja en el Westside podría no llegar a su sitio durante un día o más.

La temporada de huracanes va de junio a noviembre, y el periodo de mayor actividad suele llegar a finales del verano y principios del otoño. El momento de armar su plan de personal es antes de que una tormenta tenga nombre. Cuando un pronóstico incluye el noreste de Florida, los trabajadores están ocupados protegiendo sus casas y cuidando a su familia. No leerán un memorando largo, así que el plan debe ser sencillo y estar listo de antemano.

Conozca las zonas de evacuación, la suya y la de sus trabajadores

La Ciudad de Jacksonville asigna las direcciones del condado de Duval a zonas de evacuación. Las zonas se llaman a evacuar según el riesgo de marejada ciclónica e inundación. Las zonas costeras, las playas y los vecindarios bajos cerca del río St. Johns y sus arroyos suelen estar entre los primeros en recibir la orden. Las zonas del interior pueden recibirla más tarde, o no recibirla.

Busque la zona de su sitio con los recursos JaxReady de la Ciudad y anótela al principio de su plan para tormentas. Luego piense en dónde viven sus trabajadores. No necesita recopilar direcciones particulares para esto. Pregunte a su agencia de personal desde qué partes de la ciudad viaja su equipo y anime a cada trabajador a consultar su propia zona.

Los condados de Clay, St. Johns y Nassau tienen sus propias oficinas de manejo de emergencias y publican su propia información. Si tiene sitios o trabajadores fuera de Duval, consulte también esos recursos. Un trabajador que vive en una zona de evacuación puede estar saliendo de la ciudad mientras su sitio, en el interior, sigue abierto. Planifique para esa diferencia en lugar de que lo tome por sorpresa.

• Busque la zona de evacuación de su sitio en los recursos JaxReady de la Ciudad de Jacksonville.
• Anote si su sitio está cerca de las playas, del río St. Johns o de un arroyo que crece con las lluvias fuertes.
• Haga una lista de los puentes y las vías principales que usa su equipo, como la I-95, la I-295, la I-10, JTB y los puentes del río.
• Inscríbase en las alertas oficiales de la Ciudad de Jacksonville y de cualquier otro condado donde opere.
• Comparta el enlace de JaxReady con los supervisores y pídales que lo pasen a sus equipos.

Arme una cadena de comunicación con su agencia de personal

Una cadena de comunicación es un esquema sencillo de quién llama a quién. Cuando se acerca una tormenta, responde una sola pregunta: ¿cómo llega una decisión del gerente del sitio a cada trabajador de cada turno? Si usted usa trabajadores por contrato, su agencia de personal debe ser una parte de esa cadena.

Acuerden los contactos mucho antes de una tormenta. Nombre a una persona principal y a una suplente para tomar decisiones en su sitio, y pida lo mismo a su agencia de personal. Intercambien números de celular, no solo líneas de oficina, porque las oficinas también pueden cerrar. Decidan si los avisos se enviarán por mensaje de texto, por llamada o por ambos.

En el caso de los trabajadores por contrato, la agencia de personal es el empleador oficial. En All Purpose Staffing, eso significa que nos encargamos de la nómina, los impuestos, la compensación laboral y los trámites del I-9. Además, un reclutador se mantiene en contacto con cada trabajador después de la colocación. Esa relación ya existente es útil en una tormenta, así que pregunte a su reclutador cómo llegarán sus decisiones a su equipo por contrato.

Pruebe la cadena una vez antes de necesitarla. Envíe un mensaje corto de práctica y vea quién confirma. Corrija las fallas mientras el cielo sigue despejado.

• Las personas principal y suplente que toman las decisiones sobre tormentas en su sitio, con sus celulares.
• Los contactos principal y suplente de su agencia de personal, con sus celulares.
• Los supervisores de cada turno y los trabajadores a quienes cada uno debe avisar.
• Cómo se envían los mensajes: texto, llamada o ambos, y en qué idiomas los necesita su equipo.
• Una hora fija para cada decisión, por ejemplo al comienzo de la noche para los turnos del día siguiente.
• Una forma sencilla de que los trabajadores confirmen que recibieron el mensaje.

Cómo decidir cuándo cerrar

Cerrar es una decisión de criterio, y no hay una sola señal que sirva para todos los sitios. Muchos empleadores atan la decisión a las acciones oficiales. Si una orden de evacuación cubre la zona de su sitio, cierre. Si se espera que cierren los puentes de los que depende su equipo, considere enviar a la gente a casa temprano. Si cierran las escuelas o JTA suspende el servicio de autobuses, muchos trabajadores estarán cuidando a sus hijos o no podrán viajar.

Tome la decisión con tiempo suficiente para que la gente pueda actuar. Los trabajadores necesitan horas de luz para proteger sus casas, surtir recetas, cargar gasolina y trasladar a su familia. Una decisión anunciada al final de un turno, la noche antes de que llegue la tormenta, no ayuda a nadie. Fije sus momentos de decisión con anticipación, por ejemplo dos días y un día antes de que se esperen vientos fuertes.

Piense también en cierres parciales. Un centro de distribución puede mantener un equipo pequeño para asegurar la mercancía y apagar los equipos, y luego dejar ir a todos los demás. Decida de antemano quiénes forman ese equipo, pida voluntarios y asegúrese de que salgan con tiempo para llegar a casa con seguridad. A nadie se le debe pedir que se quede en el sitio en condiciones peligrosas.

Escriba qué pasa con los productos, los equipos y los registros cuando usted cierra. Un almacén puede necesitar asegurar las puertas de los muelles y meter las tarimas sueltas. Una obra de construcción necesita amarrar o retirar los materiales, porque los escombros se vuelven peligrosos con vientos fuertes. Un equipo de limpieza puede necesitar vaciar la basura y guardar los químicos de forma segura antes de cerrar un edificio.

Cómo avisar a los trabajadores por contrato cuándo presentarse

Aquí la confusión es el enemigo. Un trabajador que oye el rumor de que el sitio está cerrado y luego se entera de que estaba abierto pierde la confianza. Un trabajador que cruza un puente con mal tiempo para encontrar el portón cerrado pierde más que eso. Cada mensaje debe decir exactamente qué está pasando y cuándo llegará el siguiente aviso.

Envíe un mensaje claro por cada decisión. Diga qué turnos se cancelan, cuáles siguen y cuándo decidirá sobre los siguientes. Use la fecha exacta en lugar de palabras como mañana, porque los mensajes muchas veces se leen tarde. Si en su equipo hay personas que hablan español, envíe el mensaje también en español, o pida ayuda a su agencia de personal.

Para los trabajadores por contrato, envíe los mensajes por medio de su agencia de personal además de sus supervisores. Los trabajadores colocados por una agencia suelen consultar primero con su reclutador. Cuando ambas fuentes dicen lo mismo, la gente lo cree. Cuando se contradicen, la gente adivina.

Diga a los trabajadores qué hacer si no pueden presentarse con seguridad. Decida de antemano que nadie recibirá una sanción por seguir una orden de evacuación o por evitar calles inundadas, y dígalo con claridad. Esa sola frase quita mucho estrés y evita que la gente corra riesgos solo por cumplir un turno.

• El nombre y la dirección del sitio, para que no haya confusión entre ubicaciones.
• Qué turnos se cancelan y cuáles siguen, con fechas.
• Cuándo y cómo llegará el siguiente aviso.
• A quién llamar con preguntas, en su sitio y en su agencia de personal.
• Un recordatorio de seguir primero las órdenes oficiales de evacuación.

Reapertura: revise el sitio antes de llamar a la gente

Reabrir no es simplemente cerrar al revés. Después de una tormenta, su edificio, su estacionamiento y las calles cercanas pueden no ser seguros, aunque su vecindario se vea bien. Pida a un equipo pequeño y capacitado que inspeccione el sitio antes de programar al equipo completo.

Revise si hay cables eléctricos caídos, agua estancada, daños en techos y paredes, y estanterías o equipos dañados. Confirme que la electricidad sea estable, que el agua sea segura y que los baños funcionen. Si usa generadores, asegúrese de que estén al aire libre y lejos de puertas, ventanas y ventilas. Revise también las rutas que usa su equipo. Un edificio en Cecil Commerce Center puede estar seco mientras las calles entre ese lugar y las casas de sus trabajadores siguen inundadas.

Luego reabra por etapas. Traiga primero a los supervisores y al personal clave, y después al equipo completo. Comparta su plan de reapertura con su agencia de personal lo antes posible. Algunos trabajadores tendrán daños en casa, no tendrán electricidad o no tendrán transporte por un tiempo. Su reclutador puede ayudarle a saber quién está listo para volver y dónde le faltan personas.

Espere una asistencia irregular durante una o dos semanas. Tenga paciencia con los trabajadores que enfrentan daños en casa. La flexibilidad durante la recuperación crea una lealtad que dura mucho después de terminada la limpieza.

Seguridad durante la limpieza después de la tormenta

La limpieza después de una tormenta trae peligros que la mayoría de los equipos no enfrenta a diario. OSHA publica guías de preparación y respuesta ante huracanes para empleadores y trabajadores, y vale la pena leerlas antes de necesitarlas. Los empleadores son responsables de proteger a los trabajadores de los peligros conocidos, y la limpieza después de una tormenta está llena de ellos.

Los riesgos comunes incluyen cables eléctricos caídos, monóxido de carbono de generadores y herramientas a gasolina, y lesiones con motosierras. También hay caídas desde techos y escaleras, y aguas de inundación que pueden traer aguas negras o químicos. El moho puede crecer rápido en edificios mojados. El calor también es un riesgo serio, porque en el noreste de Florida la limpieza suele hacerse con clima caliente y húmedo y sin electricidad.

Asigne cada tarea a trabajadores capacitados. El trabajo con motosierra, la reparación de techos y el trabajo eléctrico corresponden a personas capacitadas y equipadas para hacerlos. Los equipos de trabajo general pueden retirar escombros ligeros, mover mercancía dañada y limpiar una vez que los peligros estén controlados. Explique los peligros del día a cada trabajador antes de empezar, incluidos los trabajadores por contrato que son nuevos en su sitio.

• Trate todo cable caído como si tuviera corriente hasta que la compañía eléctrica diga que es seguro.
• Use generadores y equipos a gasolina solo al aire libre, lejos de puertas, ventanas y ventilas.
• Entregue guantes, protección para los ojos, botas y otro equipo de protección adecuado para los escombros y el agua.
• Mantenga a los trabajadores fuera del agua de inundación siempre que se pueda, y deles un lugar para lavarse.
• Planifique para el calor con agua, sombra y descansos regulares durante la limpieza al aire libre.
• Asigne las tareas con motosierra, de techos y eléctricas solo a trabajadores capacitados para ellas.

Personal para la recuperación según la industria

Después de una tormenta fuerte, el trabajo suele aumentar en algunas industrias mientras se detiene en otras. Planificar para ambos casos le ayuda a conservar a su buena gente y a cumplir con la demanda.

Los almacenes y centros de distribución del Westside y del Northside pueden enfrentar un rezago cuando reabren los puertos, las carreteras y las tiendas. La carga retrasada en JAXPORT o detenida en la I-95 y la I-10 puede llegar toda de una vez. El personal por contrato le permite sumar manos para ese rezago, y el contrato a permanente le permite quedarse después con quienes rinden bien.

Los equipos de servicios ambientales pueden tener mucha demanda para el manejo de escombros y residuos. Los equipos de construcción y de oficios especializados pueden enfrentar una larga lista de trabajos de techos, paneles de yeso y reparaciones. Muchos estarán cerca de las playas, donde el viento y el agua pegan más fuerte. Los equipos de limpieza y mantenimiento pueden necesitar ayuda adicional para limpiar y secar edificios en el centro y en toda la ciudad antes de que regresen los inquilinos.

Comparta su plan de recuperación con su agencia de personal antes de la tormenta, no después. Diga qué puestos espera necesitar, qué certificaciones importan y qué sitios reabrirán primero. Después de una tormenta, muchos empleadores llaman al mismo tiempo. Una agencia que ya conoce su plan puede empezar a reclutar en cuanto sea seguro.

Revise y mejore después de cada tormenta

Cuando el sitio vuelva a la normalidad, haga una revisión corta con los supervisores y su agencia de personal. ¿Qué funcionó? ¿Qué mensajes causaron confusión? ¿Quién no recibió el aviso? ¿Se tomaron las decisiones con suficiente anticipación? Anote las respuestas mientras están frescas.

Actualice sus listas de contactos, porque la gente cambia de teléfono y de puesto. Confirme también los contactos de su agencia de personal. Luego guarde el plan donde sus suplentes puedan encontrarlo, tanto en papel como en línea.

All Purpose Staffing tiene su sede en Jacksonville, con una oficina en Baymeadows Road. Nuestros reclutadores viven aquí y enfrentan las mismas tormentas, puentes y calles inundadas que su equipo. Colocamos trabajadores por contrato, por contrato a permanente y de contratación directa en los condados de Duval, Clay, St. Johns y Nassau. Si quiere armar su plan para tormentas con una agencia de personal, empiece la conversación antes de que se forme la próxima.

Preguntas frecuentes

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